Lean Strategien – Prozesse / Analysen im Unternehmen
Analysen, Transparenz schaffen
Eine Veränderung ist erst dann eine Veränderung, wenn man weiß, wo man herkommt und wo man hin möchte. Bedeutet konkret, dass das jetzt und hier so genau wie möglich beschrieben und messbar gemacht wird. Dabei ist es egal, ob es die Arbeits- oder die Führungsprozesse sind. In den Analysen werden so genau wie notwendig diese Prozesse analysiert und überprüft. Die Analyse muss das „Normale“ widerspiegeln. Je nach Werksgröße und beteiligte Mitarbeiter dauert z.B. eine qualifizierte Wertstromaufnahme zwischen 1 und 2 Wochen mit 1-2 Personen und den Prozessbeteiligten. Wieso dauert das ganze so lange? Die Analyse muss belastbar sein, sie ist die Grundlage für die nach vorne gerichtete Verbesserung. Sie ist konkret und nicht geschätzt.
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Prozesse
Mit dem Wort Prozesse wird alles beschrieben, was einen Input hat, der diesen Input in einem Prozess verändert und einen neuen Output generiert. Auf der obersten Ebene hat ein Unternehmen 3 Prozesse: den Kundenprozess, den eigenen Prozess und den Lieferanten Prozess. Eine Hierarchiestufe darunter wird aus diesen drei einfachen Prozessen x verschiedene und verknüpfte Prozesse, die alle ineinandergreifen. Damit hier eine Grundordnung und Ausrichtung stattfinden kann, wird sich wie in dem EFQM Modell und Toyota nach dem Kunden ausgerichtet. Damit sind auch alle Führungsprozesse angesprochen, denn Führung hat ausschließlich dem Kunden und dann dem Unternehmen zu dienen.
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Vorgehensweise Prozessanalyse:
1. Prozesse identifizieren:
In diesem Schritt werden die relevanten Prozesse identifiziert, die maßgeblich an dem Problem, der Schieflage oder was auch immer beteiligt sind. Dabei wird schrittweise vorgegangen, um zu jedem Zeitpunkt einen Schritt zurückzugehen und zu reflektieren, ob der Weg und Vorgehensweise die richtigen sind. Als beispielhafte Methoden werden hier Wertstromanalyse, Prozess Mapping, ABC/XYZ Analyse, Momentaufnahmen … genutzt.
2. Prozesse aufnehmen
Die Prozesse werden so konkret und genau beschrieben und gemessen, wie es notwendig ist, die „Normalität“ abzubilden. Fokus und Richtung der Aufnahme ist immer das Ziel der Analyse aus dem Projektsteckbrief. Dabei ist es wichtig, dass bei z.B. einem 3-Schichtsystem dann auch alle 3 Schichten analysiert werden und auch eine große Stichprobe der Schichtgruppen. Wenn z.B. eine Rüstung über 15h geht, dann muss die gesamte Zeit aufgenommen werden, um alle Themen und Problemstellungen zu erfassen. Diese Phase ist die anstrengendste und zeitaufwendigste. Als beispielhafte Methoden werden hier Spaghetti Diagramme, Momentaufnahmen, Wasserfälle o.ä. genutzt
3. Prozesse einheitlich, korrekt und vollständig darstellen:
Die meist genutzten Visualisierungsformen sind aus dem Wertstrom, Prozess Mapping, Ablaufdiagrammen o.ä.
4. Prozesse bewerten:
Die Bewertung der aufgenommenen Prozesse richtet sich immer nach der Zielstellung aus dem Projektsteckbrief und hat im besten Fall die Einheit Euro, Zeit oder Anzahl Mitarbeiter
5. Probleme erkennen/beschreiben aus Sicht Kunde/Unternehmen oder Prozesspartner
Die Betrachtung von dem Kunden kommend hilft dabei, dass alle möglichen Lösungsoptionen immer unter seinem Blickwinkel betrachtet werden. Hilft es dem Kunden, hat er einen Mehrwert, wenn dieser Prozess verbessert wird. In dem zweiten Schritt muss darauf geschaut werden, dass mit dem verbesserten Prozess auch Geld verdient wird
6. Ursache analysieren oder Schritt 5
Der schwierigste Prozessschritt. Wenn man das Problem nicht in einem Satz schriftlich beschreiben kann und auch nicht konkret mit einer Einheit, wie z. B. Euro belegen, dann hat man kein Problem und geht wieder zurück zu Schritt 5. Hilfreich in diesem Schritt sind ausgewählte clevere Fragetechniken, insbesondere aus der systemischen Beratung. Die 5W und auch das A3 sind nach meiner Erfahrung nicht hilfreich und lösungsorientiert.
7. Maßnahmen formulieren und umsetzen
Wichtig hierbei ist, dass es ein gemeinsames Verständnis darüber gibt, dass nicht sofort die erste Maßnahme zu einem finalen Ergebnis führt. Es ist ein Maßnahmen-Weg, der beschritten wird und erst dann beendet ist, wenn das Problem nicht mehr auftaucht und ein messbares Ergebnis vorliegt.
8. Wirksamkeit überprüfen oder Schritt 5
Die Wirksamkeit der Maßnahme wird immer vor Ort am lebenden Prozess in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Diese Überprüfung dient dazu, solange an dem Problem zu arbeiten oder die echte Ursache zu finden, bis die geeignete Maßnahmen Nachhaltigkeit erzeugt.