Lean Strategien – Prozesse / Analysen im Unternehmen
Analysen, Transparenz schaffen
Eine Veränderung ist erst dann eine Veränderung, wenn man weiß wo man herkommt und wo man hin möchte. Bedeutet konkret, dass das Hier und Jetzt so genau wie möglich beschrieben und messbar gemacht wird.
Dabei ist es egal, ob es die Arbeits- oder die Führungsprozesse sind. In den Analysen werden diese Prozesse so genau wie notwendig analysiert und überprüft. Die Analyse muss das „Normale“ widerspiegeln.
Je nach Werksgröße und beteiligten Mitarbeitern, dauert beispielsweise eine qualifizierte Wertstromaufnahme zwischen 1 und 2 Wochen mit 1-2 Personen und den Prozessbeteiligten.
Wieso dauert das ganze so lange? Die Analyse muss belastbar sein, denn sie ist die Grundlage für die nach vorne gerichtete Verbesserung. Sie ist konkret und nicht geschätzt.
Prozesse
Mit dem Wort “Prozesse” wird alles beschrieben, was einen Input aufweist und diesen Input innerhalb eines Ablaufes verändert und einen neuen Output generiert.
Auf der obersten Ebene weist ein Unternehmen 3 Prozesse auf: den Kundenprozess, den eigenen Prozess und den Lieferanten Prozess.
Eine Hierarchiestufe darunter werden aus diesen drei einfachen Prozessen aus der obersten Ebene, mehrere verschiedene und verknüpfte Prozesse. Diese Prozesse greifen alle ineinander.
Damit hier eine Grundordnung und Ausrichtung stattfinden kann, wird dies wie im “EFQM Modell” und “Toyota” auf die eigenen Kunden ausgerichtet.
Damit sind auch alle weiteren Führungsprozesse angesprochen, denn Führung hat ausschließlich vorrangig dem Kunden und dann dem Unternehmen zu dienen.
Vorgehensweise Prozessanalyse:
1. Prozesse identifizieren:
In diesem Schritt werden die relevanten Prozesse identifiziert, die maßgeblich am bestehenden Problem, der Schieflage oder ähnlichem beteiligt sind.
Dabei wird schrittweise vorgegangen, um zu jedem Zeitpunkt einen Schritt zurückgehen zu können und effektiv zu reflektieren, ob der Weg und die Vorgehensweise die richtigen sind.
Als beispielhafte Methoden werden hier Wertstromanalysen, Prozess Mapping, ABC/XYZ Analyse, Momentaufnahmen etc. genutzt.
2. Prozesse aufnehmen:
Die Prozesse werden so konkret und genau beschrieben sowie gemessen, wie es notwendig ist um die „Normalität“ abzubilden. Fokus und Ausrichtung der Aufnahme ist immer das Ziel der Analyse aus dem Projektsteckbrief.
Dabei ist es wichtig, dass beispielsweise bei einem 3-Schichtsystem dann auch wirklich alle 3 Schichten analysiert werden und eine möglichst große Stichprobe der Schichtgruppen generiert werden kann.
Wenn beispielsweise eine Rüstung über 15 Stunden geht, dann muss die gesamte Zeit dokumentiert werden. Dies ist sehr wichtig, um alle Themen und Problemstellungen zu erfassen. Diese Phase ist die anstrengendste und zeitaufwendigste.
Als beispielhafte Methoden werden hier Spaghetti Diagramme, Momentaufnahmen, Wasserfälle o.ä. genutzt.
3. Prozesse einheitlich, korrekt und vollständig darstellen:
Die am meisten verwendeten Visualisierungsformen sind aus dem Wertstrom, Prozess Mapping, Ablaufdiagrammen o.ä.
4. Prozesse bewerten:
Die Bewertung der aufgenommenen Prozesse richtet sich immer nach der Zielstellung aus dem Projektsteckbrief.
Im besten Fall weist die Bewertung die Einheit ‘Euro’, ‘Zeit’ oder die ‘Anzahl Mitarbeiter’ auf.
5. Probleme erkennen oder beschreiben aus der Sicht des Kunden, des Unternehmen oder des Prozesspartners:
Die Betrachtung aus der Sicht des Kunden hilft dabei, die möglichen Lösungsoptionen immer unter seinem Blickwinkel zu formulieren.
Hilft es Ihrem Kunden, erhält er durch die Verbesserung des Prozesses einen Mehrwert.
Im zweiten Schritt muss darauf geachtet werden, dass mit dem verbesserten Prozess auch Geld verdient wird.
6. Ursache analysieren oder Schritt 5:
Dies ist oftmals der schwierigste Prozessschritt, denn wenn man das Problem nicht in einem Satz schriftlich beschreiben und auch nicht konkret mit einer Einheit, wie z.B. ‘Euro’ belegen kann, dann hat man kein ersichtliches Problem und es geht wieder zurück zu Schritt 5.
Hilfreich bei diesem Schritt sind ausgewählte sowie clevere Fragetechniken, insbesondere aus der systemischen Beratung. Die 5W und auch das A3 sind nach meiner Erfahrung nicht hilfreich und lösungsorientiert.
7. Maßnahmen formulieren und umsetzen:
Wichtig bei diesem Schritt ist, ein gemeinsames Verständnis darüber aufzuweisen, dass nicht sofort die erste Maßnahme zu einem finalen Ergebnis führt.
Es ist ein stetiger Maßnahmen-Weg, welcher beschritten wird und erst dann beendet ist, wenn das Problem nicht mehr auftaucht und ein messbares Ergebnis vorliegt.
8. Wirksamkeit überprüfen oder Schritt 5:
Die Wirksamkeit der Maßnahme wird immer vor Ort am lebenden Prozess sowie in regelmäßigen Abständen durchgeführt. Diese Überprüfung dient dazu, solange stetig an dem vorhandenen Problem zu arbeiten oder die echte Ursache zu finden, bis die geeigneten Maßnahmen Nachhaltigkeit erzeugen konnten.